Loading...
Tillbaka

5 enkla sätt att engagera utbildningsdeltagare i samband med utbildningsträffar

Av:
Carl-Adam Hellqvist
Co-founder, Knowly
LinkedIn

Målet med våra utbildningsinsatser är i stort sett alltid någon form av beteendeförändring. Ny kunskap ska börja tillämpas, nya regelverk efterföljas eller så kanske vi hoppas få medarbetare att bete sig mer i linje med vår bolagskultur. Vad vårt mål med en utbildningsinsats än är, finns nästan alltid en tillhörande beteendeförändring som ska till.

Men hur driver vi beteendeförändringen? Det hoppas jag med den här artikeln kunna ge några handfasta tips på.

Specifikt för dig som håller i en utbildning med träffar

Den här artikeln riktar sig specifikt till dig som håller i utbildningar med träffar—oavsett om de är fysiska eller virtuella. Vi kommer att gå igenom fem konkreta verktyg du kan ta till för att öka sannolikheten att lärdomarna från träffen/träffarna också övergår i nya beteenden i deltagarnas vardag.

Självklart finns många andra sätt att driva beteendeförändringar i organisationer, men de lämnar vi till framtida artiklar.

Alla fem verktyg är designade med ett och samma syfte: Att engagera deltagare inte bara under träffar, utan också innan, mellan och efter, i sin naturliga arbetsmiljö, där de nya beteendena förväntas ske. Om vi lyckas—deltagarna engagerar sig i utbildningen även i vardagen på jobbet—kommer ofta beteendeförändringen som ett brev på posten.

Förslagen lämpar sig extra väl till dig som Knowly-användare, men går även att genomföra helt utan systemstöd, om än med en något större arbetsinsats.

Att skicka relevant material till deltagare inför och efter en träff är ett utmärkt sätt att engagera dem i vardagen och “bumpa” innehållet i deras medvetanden, så att utbildningen står sig. Foto: Yana Polyakova.

1. Skicka presentationer, filmklipp och annat material du redan har inför och efter träffen

Genom att skicka material inför, mellan och efter utbildningsträffar säkerställer du att deltagarna engageras i mycket högre grad än om de endast spenderar tiden i klassrummet.

Att engagemanget blir större och sprids ut över längre tid, ökar i sin tur drastiskt sannolikheten för att det du vill uppnå med utbildningen faktiskt slår rot i deltagarnas vardag.

Missa inga nya artiklar!

På Knowly älskar vi att lära om lärande, och att dela med oss av våra kunskaper.
Fyll i din e-post, så hör vi av oss så snart vi publicerar nya artiklar.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Genom att skicka reflektionsfrågor till deltagarna får du dem att stanna upp och ta en paus för reflektion. Reflektionen kan vara hela skillnaden mellan ett beteende som kommer av sig och ett som övergår i en stabil vana. Foto: Magnet.me.

3. Skicka tre reflektionsfrågor en gång i veckan efter utbildningen

Forskning har visat att regelbunden reflektion spelar en stor roll i hur effektivt vi lär oss, och i hur sannolik en beteendeförändring är att lyckas.

Men varför lyckas så få att etablera en reflektionsvana, när allt som krävs är några få minuter någon gång i veckan?

Stanford-forskaren BJ Fogg förklarar att ett nytt beteende kräver att tre faktorer sammanfaller för att beteendet ska uppstå, och kunna utvecklas till en vana:

  • Prompt / trigger
    Något som påminner dig om att beteendet ska utföras
  • Förmåga
    Du är kapabel att utföra beteendet
  • Motivation
    Du vill utföra beteendet

Han förklarar vidare att vi som vill stötta beteendeförändringen endast bör ägna oss åt att påverka de första två—trigger och förmåga. Vi kan skapa triggers i vardagen, och vi kan göra beteendet enklare att utföra, men motivation tenderar att komma inifrån, och är svårare att påverka.

Därför gör du stor skillnad när du skickar reflektionsfrågor

För att få dina utbildningsdeltagare att reflektera mer och med större regelbundenhet, bör du därför satsa på att…

Trigga reflektion hos dina deltagare

Så gör du: Skicka ett mail eller SMS med ett meddelande i stil med

“Dags för veckans reflektionsstund, där du reflekterar över dina framsteg i samband med utbildningen [Ny som chef].

Känner du att du inte gjort några framsteg? Ingen fara! Reflektionen är ännu viktigare om du känner att du inte kommit framåt som du önskat.”

Notera den sista meningen här, som riktar sig direkt till de deltagare som kört fast. Att inte skuldbelägga dem är A och O för att få dem att inte tappa sugen helt.

Gör det lättare för dina deltagare att genomföra reflektionen

I ditt mail eller SMS, skicka med en länk till reflektionsfrågor, eller skriv dem direkt i meddelandet. Att ha konkreta frågor att besvara gör reflektionen mycket enklare än att själv behöva ta sig an den för många alltför abstrakta uppgiften “att reflektera”.

Tips till dig som använder Knowly:

  • Schemalägg utskicken av reflektionsfrågor i förväg, så att de sker med regelbundenhet utan att du behöver komma ihåg att skicka dem.
  • Använd funktionen “Visa svar” (instruktion här), där varje deltagare kan se vad de svarade i föregående veckas reflektion. På så vis ser varje deltagare sina framsteg svart på vitt, vilket främjar motivation, och gör det enklare att formulera nya steg den här veckan.

Följande frågor är en bra bas att utgå från för regelbunden reflektion. Att de är få till antalet är bara bra—små beteenden är lättare att lyckas med.

Fråga 1:

"Tänk tillbaka på ditt önskade läge, och reflektera över [veckan som gått]—vilka tecken på framsteg kan du dra dig till minnes att du noterat?

Exempel: Något du lyckats med, något du observerat eller något någon sagt till dig."

Fråga 2:

"Fortsätt att ha ditt önskade läge i åtanke. Vad är 1-2 steg du skulle kunna ta under den kommande [veckan]?"

Fråga 3:

"Vad är ett pyttelitet steg, som du skulle kunna ta redan nu?

Exempel: Lägga in något i din kalender, sätta ett alarm på telefonen, skriva en post-it till dig själv."

4. Dela ut en gruppuppgift att genomföra på hemmaplan

Lärande i sociala sammanhang har en rad positiva effekter, i synnerhet när det kommer till “mjuka” kunskaper som ledarskap, coaching och andra mellanmänskliga färdigheter.

Varför socialt lärande är viktigt för lärande och övning

  • Färdigheter som involverar andra människor (exempelvis alla former av samtal) är svåra att öva utan att involvera andra.
  • Direkt feedback (alltså feedback utan dröjsmål) är svår att få genom övning på egen hand.
  • Att känna en grupptillhörighet, att övningen är något vi gör tillsammans, ökar ofta motivationen hos medarbetaren.
  • Tröskeln för att be om och få hjälp är mycket lägre om övning sker i grupp.
  • I sammanhang då lärandet i första hand sker på gruppnivå, exempelvis med vissa samarbetsfärdigheter, är övning i grupp den enda form av övning som finns.

Så hur kan du som utbildare då inkorporera socialt lärande i din utbildning? Här rekommenderar vi starkt någon form av gruppuppgift, av följande anledningar:

  • Enkel att skapa. Merparten av arbetet görs av deltagarna.
  • Tydlig aktivitet. Deltagarna behöver inte själva komma på vad de ska göra, vilket göra uppgiften enklare att lyckas med.

En grupp-uppgift kan fungera precis lika bra virtuellt som i fysisk form. Säkerställ bara att deltagarna inte kommer att stöta på några tekniska hinder, genom att på förhand be dem kolla upp den mest passande videosamtal-lösningen i sin grupp. Foto: Micosoft Surface.

Så anordnar du en gruppuppgift

  1. Dela in deltagare i grupper. Allra helst har du delat in deltagarna inför tillfället, och informerar om indelningen när ni träffas, så att gruppen får möjlighet att bekanta sig med varandra.
  2. Uppmana gruppmedlemmarna att avsätta en tid då de träffas. Få dem gärna att lägga in tidpunkten i sina kalendrar redan under träffen.
  3. Förtydliga vad de ska ha förberett innan de ses, vad ska göra under tiden tillsammans, och vad (om något) de ska rapportera tillbaka till dig. Utse gärna en person till gruppledare, då ansvaret för struktur annars lätt faller mellan stolarna.

Tips till dig som använder Knowly:

Aktiviteten Gruppuppgift finns att lägga till i din lärresa, där färdiga verktyg finns för deltagare att koordinera tider, chatta och återkoppla till dig som utbildare.

Ett välformulerat mail till deltagarnas chefer kan leda till stor ökning i motivation. Foto: Sigmund.

5. Skicka ett mail till deltagarnas chefer inför utbildningsträffen

Chefsinvolvering är en av de allra viktigaste framgångsfaktorerna för en lyckad utbildning. En chef som visar intresse och stöttar kan ha stor positiv inverkan, medan en ointresserad chef helt kan omintetgöra effekterna av en i övrigt väl genomförd utbildningsinsats.

Att involvera chefer är dock lättare sagt än gjort, av flera anledningar. Tre av de främsta:

Varför chefsinvolvering är svårt

  • Chefer har oerhört begränsad tid.
  • Chefer är inte medvetna om vilken nyckelroll de spelar i utbildningen, och utgår istället från att vi som ansvarar för utbildningen bör stå för allt stöd.
  • Chefer har dålig koll på vad utbildningen går ut på, och känner sig därför osäkra inför hur de kan stötta.

Lösningen: Skicka ett enda mail till chefen

Lyckligtvis kan alla tre punkter lösas genom att skicka ett enda mail. Visst, med ännu större insats kan de lösas ännu bättre, men följande mail tar dig oerhört långt.

Byt bara ut informationen som står inom [], så är mailet redo att skicka.

Hej [Johanna]!

Imorgon kommer din medarbetare [Elin] att delta i utbildningen [Ny som chef]. Som [Elin]s chef har du här en oerhört viktig roll att spela, i att hjälpa [Elin] komma igång på hemmaplan när utbildningen är avslutad.

Jag är fullt medveten om att din kalender är fullspäckad, så det enda du behöver göra är följande:

  1. Skicka ett SMS, mail eller fråga [Elin] när ni ses om vad hon hoppas få ut av utbildningen. Nämn gärna varför du tycker att det är bra att hon deltar i utbildningen. Att veta att man som medarbetare går en utbildning som uppskattas av ens chef kan ha stor inverkan på motivation.
  2. När [Elin] kommer tillbaka, fråga vad det viktigaste hon tar med sig från utbildningen är, och hur du kan hjälpa henne i att nå de mål hon satt upp.

Du behöver inte lägga mer än 5-10 minuter på respektive kontakt. Att du visar engagemang är det allra viktigaste.

Är du nyfiken på vad utbildningen handlar om har jag bifogat en kort sammanfattning av vad som kommer att tas upp.

Tveka inte att höra av dig om du har frågor.

Varma hälsningar,

[ditt namn]

Varför mailet kan göra stor skillnad

  • Informerar om att chefens roll är viktig.
  • Visar att du respekterar chefens tid (både uttryckligen och i att du inte ber om något som tar mycket tid i anspråk).
  • Sänker tröskeln för chefen: Hur hen ska bli “involverad” går från något abstrakt till konkreta handlingar.
  • Hög “bang for buck”: Några väl spenderade minuter inför och efter utbildningen har potential att boosta medarbetarens motivation under utbildningen, och kraftigt underlätta arbetet med målen därefter.
  • Bemöter oron om att inte veta vad utbildningen handlar om (med bifogad fil).

_________

Där har vi dem—fem enkla sätt att engagera medarbetare i samband med en utbildning.

Självklart kan alla delarna expanderas, ta mer tid i anspråk och göras mer avancerade, men genom att endast göra en eller ett par av ovanstående aktiviteter har du tagit flera stora kliv mot att din utbildning faktiskt ska leda till en varaktig beteendeförändring.

Knowlys mall för effektiv handlingsplan

Redo att skriva ut och sätta i händerna på ditt nästa utbildningstillfälle, eller att användas som underlag när du formulerar en digital handlingsplan.

En nedladdningslänk har skickats till din inkorg!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Genom att skicka reflektionsfrågor till deltagarna får du dem att stanna upp och ta en paus för reflektion. Reflektionen kan vara hela skillnaden mellan ett beteende som kommer av sig och ett som övergår i en stabil vana. Foto: Magnet.me.

3. Skicka tre reflektionsfrågor en gång i veckan efter utbildningen

Forskning har visat att regelbunden reflektion spelar en stor roll i hur effektivt vi lär oss, och i hur sannolik en beteendeförändring är att lyckas.

Men varför lyckas så få att etablera en reflektionsvana, när allt som krävs är några få minuter någon gång i veckan?

Stanford-forskaren BJ Fogg förklarar att ett nytt beteende kräver att tre faktorer sammanfaller för att beteendet ska uppstå, och kunna utvecklas till en vana:

  • Prompt / trigger
    Något som påminner dig om att beteendet ska utföras
  • Förmåga
    Du är kapabel att utföra beteendet
  • Motivation
    Du vill utföra beteendet

Han förklarar vidare att vi som vill stötta beteendeförändringen endast bör ägna oss åt att påverka de första två—trigger och förmåga. Vi kan skapa triggers i vardagen, och vi kan göra beteendet enklare att utföra, men motivation tenderar att komma inifrån, och är svårare att påverka.

Därför gör du stor skillnad när du skickar reflektionsfrågor

För att få dina utbildningsdeltagare att reflektera mer och med större regelbundenhet, bör du därför satsa på att…

Trigga reflektion hos dina deltagare

Så gör du: Skicka ett mail eller SMS med ett meddelande i stil med

“Dags för veckans reflektionsstund, där du reflekterar över dina framsteg i samband med utbildningen [Ny som chef].

Känner du att du inte gjort några framsteg? Ingen fara! Reflektionen är ännu viktigare om du känner att du inte kommit framåt som du önskat.”

Notera den sista meningen här, som riktar sig direkt till de deltagare som kört fast. Att inte skuldbelägga dem är A och O för att få dem att inte tappa sugen helt.

Gör det lättare för dina deltagare att genomföra reflektionen

I ditt mail eller SMS, skicka med en länk till reflektionsfrågor, eller skriv dem direkt i meddelandet. Att ha konkreta frågor att besvara gör reflektionen mycket enklare än att själv behöva ta sig an den för många alltför abstrakta uppgiften “att reflektera”.

Tips till dig som använder Knowly:

  • Schemalägg utskicken av reflektionsfrågor i förväg, så att de sker med regelbundenhet utan att du behöver komma ihåg att skicka dem.
  • Använd funktionen “Visa svar” (instruktion här), där varje deltagare kan se vad de svarade i föregående veckas reflektion. På så vis ser varje deltagare sina framsteg svart på vitt, vilket främjar motivation, och gör det enklare att formulera nya steg den här veckan.

Följande frågor är en bra bas att utgå från för regelbunden reflektion. Att de är få till antalet är bara bra—små beteenden är lättare att lyckas med.

Fråga 1:

"Tänk tillbaka på ditt önskade läge, och reflektera över [veckan som gått]—vilka tecken på framsteg kan du dra dig till minnes att du noterat?

Exempel: Något du lyckats med, något du observerat eller något någon sagt till dig."

Fråga 2:

"Fortsätt att ha ditt önskade läge i åtanke. Vad är 1-2 steg du skulle kunna ta under den kommande [veckan]?"

Fråga 3:

"Vad är ett pyttelitet steg, som du skulle kunna ta redan nu?

Exempel: Lägga in något i din kalender, sätta ett alarm på telefonen, skriva en post-it till dig själv."

4. Dela ut en gruppuppgift att genomföra på hemmaplan

Lärande i sociala sammanhang har en rad positiva effekter, i synnerhet när det kommer till “mjuka” kunskaper som ledarskap, coaching och andra mellanmänskliga färdigheter.

Varför socialt lärande är viktigt för lärande och övning

  • Färdigheter som involverar andra människor (exempelvis alla former av samtal) är svåra att öva utan att involvera andra.
  • Direkt feedback (alltså feedback utan dröjsmål) är svår att få genom övning på egen hand.
  • Att känna en grupptillhörighet, att övningen är något vi gör tillsammans, ökar ofta motivationen hos medarbetaren.
  • Tröskeln för att be om och få hjälp är mycket lägre om övning sker i grupp.
  • I sammanhang då lärandet i första hand sker på gruppnivå, exempelvis med vissa samarbetsfärdigheter, är övning i grupp den enda form av övning som finns.

Så hur kan du som utbildare då inkorporera socialt lärande i din utbildning? Här rekommenderar vi starkt någon form av gruppuppgift, av följande anledningar:

  • Enkel att skapa. Merparten av arbetet görs av deltagarna.
  • Tydlig aktivitet. Deltagarna behöver inte själva komma på vad de ska göra, vilket göra uppgiften enklare att lyckas med.

En grupp-uppgift kan fungera precis lika bra virtuellt som i fysisk form. Säkerställ bara att deltagarna inte kommer att stöta på några tekniska hinder, genom att på förhand be dem kolla upp den mest passande videosamtal-lösningen i sin grupp. Foto: Micosoft Surface.

Så anordnar du en gruppuppgift

  1. Dela in deltagare i grupper. Allra helst har du delat in deltagarna inför tillfället, och informerar om indelningen när ni träffas, så att gruppen får möjlighet att bekanta sig med varandra.
  2. Uppmana gruppmedlemmarna att avsätta en tid då de träffas. Få dem gärna att lägga in tidpunkten i sina kalendrar redan under träffen.
  3. Förtydliga vad de ska ha förberett innan de ses, vad ska göra under tiden tillsammans, och vad (om något) de ska rapportera tillbaka till dig. Utse gärna en person till gruppledare, då ansvaret för struktur annars lätt faller mellan stolarna.

Tips till dig som använder Knowly:

Aktiviteten Gruppuppgift finns att lägga till i din lärresa, där färdiga verktyg finns för deltagare att koordinera tider, chatta och återkoppla till dig som utbildare.

Ett välformulerat mail till deltagarnas chefer kan leda till stor ökning i motivation. Foto: Sigmund.

5. Skicka ett mail till deltagarnas chefer inför utbildningsträffen

Chefsinvolvering är en av de allra viktigaste framgångsfaktorerna för en lyckad utbildning. En chef som visar intresse och stöttar kan ha stor positiv inverkan, medan en ointresserad chef helt kan omintetgöra effekterna av en i övrigt väl genomförd utbildningsinsats.

Att involvera chefer är dock lättare sagt än gjort, av flera anledningar. Tre av de främsta:

Varför chefsinvolvering är svårt

  • Chefer har oerhört begränsad tid.
  • Chefer är inte medvetna om vilken nyckelroll de spelar i utbildningen, och utgår istället från att vi som ansvarar för utbildningen bör stå för allt stöd.
  • Chefer har dålig koll på vad utbildningen går ut på, och känner sig därför osäkra inför hur de kan stötta.

Lösningen: Skicka ett enda mail till chefen

Lyckligtvis kan alla tre punkter lösas genom att skicka ett enda mail. Visst, med ännu större insats kan de lösas ännu bättre, men följande mail tar dig oerhört långt.

Byt bara ut informationen som står inom [], så är mailet redo att skicka.

Hej [Johanna]!

Imorgon kommer din medarbetare [Elin] att delta i utbildningen [Ny som chef]. Som [Elin]s chef har du här en oerhört viktig roll att spela, i att hjälpa [Elin] komma igång på hemmaplan när utbildningen är avslutad.

Jag är fullt medveten om att din kalender är fullspäckad, så det enda du behöver göra är följande:

  1. Skicka ett SMS, mail eller fråga [Elin] när ni ses om vad hon hoppas få ut av utbildningen. Nämn gärna varför du tycker att det är bra att hon deltar i utbildningen. Att veta att man som medarbetare går en utbildning som uppskattas av ens chef kan ha stor inverkan på motivation.
  2. När [Elin] kommer tillbaka, fråga vad det viktigaste hon tar med sig från utbildningen är, och hur du kan hjälpa henne i att nå de mål hon satt upp.

Du behöver inte lägga mer än 5-10 minuter på respektive kontakt. Att du visar engagemang är det allra viktigaste.

Är du nyfiken på vad utbildningen handlar om har jag bifogat en kort sammanfattning av vad som kommer att tas upp.

Tveka inte att höra av dig om du har frågor.

Varma hälsningar,

[ditt namn]

Varför mailet kan göra stor skillnad

  • Informerar om att chefens roll är viktig.
  • Visar att du respekterar chefens tid (både uttryckligen och i att du inte ber om något som tar mycket tid i anspråk).
  • Sänker tröskeln för chefen: Hur hen ska bli “involverad” går från något abstrakt till konkreta handlingar.
  • Hög “bang for buck”: Några väl spenderade minuter inför och efter utbildningen har potential att boosta medarbetarens motivation under utbildningen, och kraftigt underlätta arbetet med målen därefter.
  • Bemöter oron om att inte veta vad utbildningen handlar om (med bifogad fil).

_________

Där har vi dem—fem enkla sätt att engagera medarbetare i samband med en utbildning.

Självklart kan alla delarna expanderas, ta mer tid i anspråk och göras mer avancerade, men genom att endast göra en eller ett par av ovanstående aktiviteter har du tagit flera stora kliv mot att din utbildning faktiskt ska leda till en varaktig beteendeförändring.

Missa inga nya artiklar!

På Knowly älskar vi att lära om lärande, och att dela med oss av våra kunskaper.
Fyll i din e-post, så hör vi av oss så snart vi publicerar nya artiklar.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.