Ett enklare sätt att utvärdera utbildningar
Att utvärdera en utbildningsinsats kan vara en stor källa till glädje – en handfull positiva omdömen och några väl genomtänkta förbättringsförslag från deltagare kan förgylla även den gråaste måndag. Men arbetet med utvärderingar har tenderar att också ha en annan, mindre lustfylld sida.
Innan svaren på utvärderingen kan "skördas", måste frågor skrivas i ett utvärderingsverktyg, formulär skickas och deltagare påminnas. När svaren väl kommit in måste en rapport sättas samman och delas med berörda parter, allra helst i ett grafiskt tilltalande format som följer det egna brand:et.
Efter att ha hört många av våra egna användare beskriva glädjen i att ta del av utvärderingsresultat, för att i nästa andetag ondgöra sig över hur omständlig vägen dit är, bestämde vi oss för att ta fram ett enklare sätt att utvärdera på.
Resultatet blev en utvärderingsfunktion framtagen för att en person med några få klick ska kunna ta en färdig utvärderingsmall, enkelt distribuera till deltagare och automatiskt få en snygg rapport att visa upp. Hela upplevelsen är dessutom designad från grunden för att framhäva brand:et i varje interaktion.
Härnäst lägger vi ut texten om research-arbetet som ledde fram till utvärderingsfunktionen.
Vår jakt på kärnan i utvärdering av utbildning
Utbildningsdagen är slut och det enda som kvarstår är att jaga ner några ytterligare svar på utvärderingen, sammanställa resultaten och slutligen dela en rapport med team och berörda parter.
Men hur får jag ut mesta möjliga av utvärderingen? Den är trots allt både slutbetyget insatsen, och den främsta källan till förbättringar. Med ytterligare lite högre ambitionsnivå kan den dessutom ge viktiga indicier i jakten på att påvisa en önskad beteendeförändring efter utbildningen.
För att inte tala om rapporten – en pedagogiskt presenterad och estetiskt tilltalande rapport ger ett helt annat intryck än ett något läsaren själv måste avkoda. Men hur skapar jag en sådan?
"Ska bara få klart utvärderingen" – ett isberg av admin
Trots att feedbacken från deltagare är ovärderlig, är bestyret med att samla in den både tråkigt och tidskrävande.
Frågor ska formuleras, formuläret ska sättas samman och, inte minst, se tilltalande ut (utvärderingen är ju sannolikt den sista beröringspunkten deltagarna har med utbildningen, och de bör ges ett proffsigt avslutande intryck).
För att få tillräckligt många svar kommer påminnelser dessutom att behöva skickas, så de ska såklart förberedas även de.
När tillräckligt många svar kommit in ska de sammanställas i en rapport som är snygg och enkel nog att visas upp för såväl det egna teamet som för andra parter. Datan som krävs för rapporten kan kräva att tillgång till flera system, vilket i sin tur kan innebära att kollegor måste bes om hjälp.
Kort sagt, arbetet med utvärderingar är allt annat än friktionsfritt.
I den bästa av världar hade istället en färdig mall funnits att tillgå, en färdig länk varit redo att skicka, och på något magiskt sätt hade alla deltagarna svarat direkt. Rapporten, den hade inte bara skapat sig själv, utan därtill sett riktigt bra ut utan minsta handpåläggning.
Behovet gick inte att blunda för
På Knowly hade vi inte ursprungligen tänkt ge oss i kast med utvärderingar – vårt jobb var ju att hjälpa till med att skapa effekt i vardagen efter utbildningar.
Men vi fick tänka om: Gång på gång såg vi våra användare skapa enkla utvärderingar med hjälp av våra befintliga verktyg, och frågade samtidigt om vi inte funderat på att skapa en bättre lösning än så.
Vi märkte i intervjuer och samtal hur ämnet utvärderingar alltid kom på tal när vi frågade om arbetsuppgifter som skaver: Specialiserade utvärderingsverktyg, berättade många, har visserligen många och bra funktioner, men kommer ändå alltid att utgöra "ett system till". Kanske fanns här utrymme för oss att hjälpa till.
Frågorna vi ställde oss i vår research
Vi bestämde oss för att ta reda på mer, för att på djupet förstå arbetsprocessen för utvärdering av utbildningar, och varför just det ämnet ständigt återkom i vår kundkontakt.
Vi formulerade följande frågor att söka svar på:
- Varför används utvärderingar?
- Hur används utvärderingar idag?
- Vad skaver i arbetet med utvärderingar?
Lärdomar från intervjuer
- Även om det finns olika åsikter om vilka sorters utvärderingar som bör användas när och i vilken utsträckning, stod det snabbt klart att någon form av utvärdering är en "måste-aktivitet" i så gott som alla utbildningsinsatser.
- De tre främsta syftena med utvärderingar vi identifierade hos våra användare var att utvärdera helhetsupplevelsen av en utbildningsinsats, "ta pulsen" på en pågående utbildning och att se trender över tid (exempelvis hur deltagares helhetsintryck av en återkommande utbildning förändras från ett kvartal till ett annat).
- Även om feedback:en är givande att ta del av, är administrationen runt utvärderingen en oönskad punkt på att-göra-listan.
- Som väntat används i de flesta organisationer något av de mer välkända verktygen, som Survey Monkey, Typeform, Google Forms, Microsoft Forms eller Netigate – alla mycket potenta verktyg där de flesta tänkbara utvärderingar går att skapa. Det som förvånade oss här var att flertalet av de vi talade med inte var speciellt nöjda med sin nuvarande lösning för utvärderingar. Här fanns ett behov av att förstå mer.
Varför specialiserade utvärderingsverktyg inte når hela vägen fram
I takt med att vi ställde fördjupande frågor om missnöjet med existerande lösningar för utvärdering utkristalliserade sig en klarare bild. Trots rikligt med funktioner lider de specialiserade utvärderingsverktygen av att vara just specialiserade: De utgör "ett system till" som någon måste ansvara för. Denna någon ska säkerställa att rätt utvärdering alltid används, att svar faktiskt kommer in och att en rapport som (helst) framhäver det egna brand:et skapas utifrån resultaten.
Att använda mer än ett verktyg är visserligen inget ovanligt idag, men att behöva använda flera verktyg för att utföra ett enskild jobb upplevs av många som ett hinder snarare än flexibelt; Att behöva använda ett verktyg för att skapa utvärderingen, ett för att distribuera länken och ett tredje för att skapa en tillräckligt proffsig rapport bidrar till onödig friktion i flytten mellan system.
Genom att erbjuda utvärderingar med rätt uppsättning funktioner som en inbakad del av Knowly, såg vi därför att vi kunde bidra till minskad huvudvärk.
Utvärderingar i Knowly
Vad vi tog med oss in i skapandet av vår egen lösning för utvärderingar var därför att inte försöka skapa ett enastående generellt utvärderingsverktyg (det kommer andra ändå alltid att göra bättre än vi), utan istället följande mantra:
Det viktiga är inte mängden funktioner, utan att de funktioner vi väljer att inkludera tillsammans stöttar utvärdering av just utbildningar på ett optimalt vis.
För att möjliggöra så fritt användande som möjligt valde vi också att låta den nya utvärderingsfunktionen leva både på egen hand, och som en del av en lärresa. Du kan alltså välja att endast använda det nya utvärderingsverktyget, eller att kombinera det med de lärresor du sedan tidigare byggt i Knowly.
De viktigaste skillnaderna gentemot fristående utvärderingsverktyg är att...
- Alla utbildare i ett team kan genomföra hela utvärderingsarbetet – från ax till limpa – utan att vara beroende av någon annan för administration.
- Färdiga utvärderingsmallar speciellt framtagna för utbildning finns att tillgå från start. Mallarna kan enkelt anpassas och kompletteras med egna mallar, så att arbetet med att skapa nya utvärderingar från grunden helt kan undanröjas.
- Möjlighet att med bara några få klick välja en mall och dela utvärderingen via e-post, SMS eller QR-kod i klassrummet.
- Med en knapptryckning få tillgång till en snygg online-rapport redo att delas med berörda parter, som automatiskt brand:ats.
Intresserad av att använda utvärderingsfunktionen i samband med din utbildning? Som Knowly-kund kan du från och med den 10:e juni få förtur till utvärderingsfunktionen, som lanseras till de som anmält sig från och med måndag den 14:e juni. Kontakta oss på help@knowly.com för mer information.
För dig som anmält dig för early access av utvärderingsfunktionen: Såhär går det till
- Logga in i Knowly och gå till den nya fliken "Utvärderingar".
- Välj en av våra färdigskrivna mallar för utvärdering av utbildning, eller skapa din egen, som sedan kan återanvändas av hela ditt team.
- Dela utvärderingen med dina deltagare genom en länk eller en QR-kod. Länk passar utmärkt att skicka som meddelande, medan en QR-kod är smidig att visa upp i en presentation.
- Dela online-rapporten med ditt team och andra berörda parter. Rapporten uppdateras automatiskt i takt med att fler svar kommer in.
